こんにちは！ゆん（妻）です！
- 紙の整理ができず、机上が荒れてしまっている
- iPadを活用してペーパーレスを実現したい
- 紙をデータ化する上での整理整頓の方法を知りたい
そんな悩みを解決します！
【教員のペーパーレス化】仕事を効率化できた事例を紹介
本記事は「とにかく自分の身の回りをペーパーレス化したい」という方向けに書いています。
この記事を読むことで、「ペーパーレス化の具体的な方法と、仕事がどのように効率化されるのか」までをイメージできるようになると思います。
「紙の山が嫌だなぁ…」と感じていた私を救ってくれたのがペーパーレス化です。
ペーパーレス化で仕事の仕方が劇的に変わった私が記事を執筆します。
それでは、さっそく見ていきましょう。
【教員のペーパーレス】仕事を効率化できた3つの事例を紹介
ペーパーレス化は、今までの仕事の仕方が激変します！最初は抵抗感があるかもしれませんが、必ず仕事が効率化するので頑張りましょう！
- 机上の紙を全てPDF化
- 生徒へのプリントはPDFで配布
- 紙の教務手帳を捨て、iPadを教務手帳にした
事例①：机上の紙を全てPDF化
私は今まで、何かしらの書類が必ず机上にありました。
収納ケースを用意してみたり、ファイルごとに分けたり、色々な取り組みをしてきました。
でも、ある時気づきました。
…あれ？この山積みの書類、ほぼ見てない。
さらに、山積みの書類には２パターンしか存在しないことに気づきました。
- 誰かに返却する必要がある書類
- 自分で持っていれば良い書類
まず、「紙」で渡された「誰かに返却しなければならない書類」は当然、「紙」で返却しなければなりません。
つまり、こういった書類はペーパーレス化できません。
例えば、以下のようなものです。
- 生徒からの提出物
- 同僚から確認を求められた書類
- 管理職や事務部から提出を求められた書類
これらの書類を扱う上での鉄則は「すぐに返却する」ということです。
そもそも、返却する必要のあるものをいつまでも自分の元に置いておいてはいけません。
「渡されたら即返却」を徹底することで、仕事を後回しにすることを防ぎます。
次に、「自分で持っていれば良い書類」についてです。
これがペーパーレス化するべきプリントなんです！
例えば、以下のような書類です。
- 学校便り、保健便り、給食便り等
- 自分が参加する研究会、研修等の書類
- 自分の事務関係書類
- PTA関係
- 分掌関係
- 部活動関係
これらの書類をすぐにiPadでスキャンしましょう！
そして、紙は全て捨ててしまいましょう！
机上が一瞬にして美しくなります！
私は、先ほどの書類が手元に来たら、「1秒でスキャン→紙を処分」というルーティンをしています。
私がやっているスキャンの方法は以下の2つです！
1.iPad純正のファイルアプリでスキャン
2.GoodNotes6でスキャン
私は以上の2つを使い分けています。
使い分け方は「見るだけ」なのか「メモを書き込みたいか」というポイントで判断しています。
見るだけなら純正ファイルアプリ、メモを書き込みたいならGoodNotes6という感じです。
何よりiPadで書類を管理すると、書類を探す際に「検索」できるので、書類を探す無駄な時間がなくなります！
本当におすすめなので、今すぐに机上の書類を整理しましょう！
ちなみに私の机上を公開している記事はこちら！興味がある方はぜひご覧ください！
事例②：生徒へのプリントはPDFで配布
生徒に「紙」ではなく「PDF」でプリントを配布するメリットは以下の２点です。
- 印刷業務からの解放！
- プリントの修正をすぐにできる！
まずは印刷業務からの解放されます。
生徒に配布するプリントって、かなり多いですよね。
特に、授業でのワークシートを毎日印刷していては時間が取られてしまいます。
そこで私は最近、授業の中で主にロイロノートを活用しています。
上の画像のようなワークシート（PDF）を生徒に手軽に配布することができます。
そのため、授業準備の中で「プリント印刷」という業務がなくなりました。
これは非常に業務改善において大きいですよね。
次に「プリントをすぐに修正できる」という点です。
ワークシートを印刷した後に、修正箇所を発見してしまうことってよくありませんか？
印刷してしまったプリントを処分するわけにもいかないので、そのまま授業で使用し、生徒に修正させる…なんていうこと、私はよくありました。泣
しかし、今はそんなことがあってもすぐに修正ができるので大丈夫です！
ぜひ、生徒へのプリントはPDFにしましょう！
事例③：紙の教務手帳を捨て、iPadを教務手帳にした
私は現場に出てからしばらく教務手帳を使用していました。
- 生徒情報の記録
- 週案
- 評価補助簿
など、多くの活用場面があるため、とても重宝するアイテムでした。
ちなみに、今まで使用していた教務手帳はこんな感じのものです。
そして、ここ数年、現場がICT化され、iPadを授業で活用するようになり、持ち物が増えました。
授業の時に持っていくものは以下のようになりました。
- 教科書
- 板書などを書いた授業計画ノート
- 教務手帳
- 授業で使うプリント
- iPad
ここで私はあることに気づきました。
あれ？これ全部、iPadでよくない？
そう気づいてから、「教科書」「授業計画ノート」「教務手帳」「授業で使うプリント」など、全てをiPadに一元化しました。
私の授業時の持ち物は以下の通りです。
- iPad
このように、大幅に持ち物を削減できた理由は、ただ一つです。
それは「教務手帳」をiPadに取り入れたからです。
私は、「iPadで教務手帳が使えたらいいな」と考え、自分で「教員手帳」というものを作成しました。
- 生徒情報の記録
- 週案
- 評価補助簿
- 板書計画
- 席替え、班編成の考案
- 所見作成
- 打ち合わせ記録
- メモ
以上のように、教務手帳以上に活用場面が多く、便利なものを作成しました。
興味があったら、以下のリンクから見てみてください！
教員手帳と週案のセットはこちらです！
無料お試し版はこちら！
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本当にiPadは全ての要素を取り入れることのできる万能な道具です。
どんどん活用していきましょう！
まとめ：ペーパーレス＝仕事の効率化
冒頭でもお伝えしましたが、ペーパーレス化をするには、最初は少し手間がかかります。
でも、その手間を割いた分、確実に仕事の効率化が実現します。
先行投資です！少しずつでも良いので、ぜひ、今回紹介した事例を参考に、行動してみてください！
全国の先生方の仕事が効率化されることを心から祈っています！
それでは！
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