【教員仕事術】定時退勤を実現する３つの方法

仕事を処理するスピードは個人差がある。しかし、仕事が遅い人には共通点がある。「成功はアート、失敗はサイエンス」というOWNDAYSの社長、田中修治さんの名言がある。要するに、成功は複雑な要素が絡み合っているため再現性が低く、失敗には原因と解決策が存在するという意味である。

つまり、「仕事が遅い」という事実には原因と解決策が存在する。解決策は後述するとして、原因は以下の通りである。

仕事激遅芸人だった私はまさに以上の2点を解決することによって、ある程度の速度で仕事を処理することができるようになった。

現在、仕事の処理速度について悩める全国の教員に向けて伝えたいことは、誰でも「人並みの仕事の処理速度」は実現できるということだ。

【教員仕事術】見通しを持つ

まず、仕事が遅い人は見通しを持っていない。つまり、１年間の仕事の全体像を理解していない。

私の仕事は、年度はじめに１年間のスケジュール入力から始まる。この泥臭い作業によって多くの気づきが得られる。この作業さえしてしまえば、１年間の仕事の３割は終わったようなものだ。

特に学級担任は、通知表の所見文の作成は計画的に実施していく必要がある。締切日ギリギリに疲弊する学級担任を数多く見てきたし、私もその一人だった。そんな辛い経験から、通知表所見業務を効率的に処理するポイントを以下の記事にまとめたので、参考にしてほしい。

Googleカレンダーにスケジュールを入力する

Googleカレンダーを使うべき理由は、拡張性の高さ。他のアプリと何かと連携することができるため、後々便利であることに気づかされる。今はとにかく思考停止してGoogleカレンダーにスケジュールを入力すると良い。

入力のコツは、「@」「#」などの特定の記号を使用し、「検索性を高める」ということだ。

担任、指導部長、教務主任、生徒会担当、運動会担当など、立場によって自分に関わるタスクが変わる。自分に大きく関わるタスクには以下のように記号をつけておくことをおすすめする。

【教員仕事術】いつまでに何をやるかを明確にする

簡単なことなのに、実はやっていないのが「いつまでに」「何をやるか」の把握だ。これは能力関係なく誰でもできる。締切日を確認し、やるべきことを入力していくだけだ。

リマインダーにタスクの内容と締切日を入力

リマインダーにタスクを入力するだけなのだが、iPhoneユーザーは純正リマインダーの活用をおすすめする。iPhoneの純正リマインダーは締切日を設定すると、「いつまでのタスクなのか」を自動でフォルダ分けしてくれる「スマートフォルダ」という機能がある。ただの神アプリ。

実際、リマインダーは秘書と同じ役割を果たしてくれる。期日が迫ると「終わってませんよ」といった感じで、スマホやPC上に通知が来る。秘書を雇うとなると年間400万円以上必要となるが、これが無料で実現できる時代。

【教員仕事術】整理整頓をする

仕事が遅い理由の一つとして、「集中力の欠如」がある。つまり、思考が散らかっているんだ。それを解決するのは簡単で、身の回りを「シンプル」にすることだ。

机上整理

教員の机上には「紙」が多い。とにかく、紙をなくしていくことが大事。机上の紙を全てスキャンして、iPadに取り込んでみて欲しい。人生が変わる。

iPadでスキャンした瞬間に、紙はデータとなり、「検索可能」なものに進化する。物理的な紙は「探す」しかない。しかし、データとなった紙は検索ができる。

ちなみに、私は週案や教務手帳などもiPadに一元化している。GoodNotesというアプリを使えば、なんと自分の書いた文字さえも検索可能になる。信じられないかもしれないが事実だ。以下の記事を参考にしてほしい。

データ整理

「あのファイル、どこに行ったんだ・・・」と、ファイルを探すことに忙殺されている教員は10万人はいるだろう。（テキトー）

原因は「フォルダ」が雑すぎることだ。フォルダの作り方を一から見直すことで、日常の業務の質が向上する。

なお、フォルダ整理については以下の記事で詳しく解説している。

まとめ：教員は誰でも仕事術を磨けば定時退勤できる

何度も繰り返すが、誰でも「人並みの仕事の処理速度」は実現できる。

業務の見通しを持ち、無駄を削減することで、ある程度の水準には到達することができる。しかし、そんなことをわざわざ教えてくれるほど社会は甘くない。

自分で気づき、改善をすることが大事であって、私もそれを繰り返してきた。

まだまだ仕事術の改善の余地があることは理解しているので、今後も本記事はアップデートしていく。

余談

ちなみに、若手教員は学級担任になることが多い。その際、通知表の所見作業は避けて通れない。ここをどれだけ効率化させるかどうかが定時退勤の実現に大きく関わってくる。以下の記事でも解説しているので、参考にしてほしい。