整理整頓 業務効率化

【教員向け】明日から使えるフォルダ整理術

あー!!もう使いたいファイルがどこにいったかわからなくなった!ファイル名もわからないから検索しても引っかからないし…

こんな悩みを解決します。

ちなみにコクヨや大塚商会など企業調べでは、一般的なサラリーマンは1日のうちに20分から30分程度「探しものをしている」のだそうです。

これ、かなり時間のロスじゃないですか?

しかも、パソコンのデジタルデータを探す時間も含めると相当な時間になると思います。

 

フォルダの作り方をアップデートすることは仕事効率化への第一歩です。

一緒にデータを整理していきましょう!

フォルダの番号付けは「01」ではなく「10」

フォルダの番号付けは、多くの人がこのようにしていると思います。

01_学級業務
02_指導部
03_教科業務
04_事務関係
05_学校行事
06_校内研修
07_授業ワークシート
08_体育祭
09_委員会活動
10_文化祭
11_成績
12_教務部
13_学級通信
14_雑務
15_部活関係
16_学級掲示物

これ、一見良さそうに見えますが、結構わかりにくいです。

実際、「体育祭」をすぐ開きたいときに探しにくくないですか?

 

フォルダを思いついたときにどんどん追加していくと、このようにわかりにくい構成になってしまいます

フォルダ作りは、しっかりルール作りをしていく必要があります。

 

実際、上のフォルダをジャンルごとに色分けするとこんな感じです。

01_学級業務
02_指導部
03_教科業務
04_事務関係
05_学校行事
06_校内研修
07_授業ワークシート
08_体育祭
09_委員会活動
10_文化祭
11_成績
12_教務部
13_学級通信
14_雑務
15_部活関係
16_学級掲示物

ジャンルがバラバラに配置されてしまっていることがわかります。

色分けするとわかるのですが、めちゃくちゃわかりにくいです。

 

上記の場合、ジャンルを大きく分けると
学級業務
教務部
指導部
事務・雑務」
の4つに分けることができました。

これら4つを「大きなカテゴリー」としてフォルダを作成していきます。

 

ここでフォルダの整理においてのポイントを整理します。

フォルダ整理のポイント

大きなカテゴリーである
学級業務
教務部
指導部
事務・雑務」
を先頭にして「10_△△」「20_〇〇」と番号付けをする。

大きなカテゴリーの中に属する小さなカテゴリーを「11_△△」「12_〇〇」のように番号付けをする。

このポイントを具体化すると、以下の通りになります。

10_学級業務
11_学級通信
12_学級掲示物
20_教務部
21_教科業務
22_授業ワークシート
23_成績

24_校内研修
30_指導部
31_委員会活動
32_部活関係
33_学校行事
34_体育祭
35_文化祭
40_事務・雑務

10_△△」「20_〇〇」というようにフォルダを作成すると、「後からフォルダを追加したい」と思ったときに、大きなカテゴリーの下に追加できます

このように整理していれば、年度途中にフォルダを増やしたくなっても散らかることはありません

 

使わないフォルダは出しっぱなしにしない

先ほどの例もジャンル分けはできていますが、実際にあの状態だと使いやすさは100点とは言えません。

なぜなら、そもそもトップページにフォルダが多過ぎます。

つまり、「使わないフォルダを出しっぱなしにしない!」ということです。

 

例えば、体育祭のフォルダを一年中、外に出していても仕方ないですよね。

そのため、僕は終わったものを大きなカテゴリーのフォルダにしまうことにしています。

では、少し整理してみましょう。

10_学級業務
11_学級通信
20_教務部
21_教科業務
22_授業ワークシート
23_成績
30_指導部
31_委員会活動
32_部活関係
40_事務・雑務

かなり、見やすい状態になってきました。

格納したフォルダは以下の通りです。

格納したフォルダ

12_学級掲示物」は最も大変な時期が4月。4月の繁忙期が過ぎたら「10_学級業務」に格納。

24_校内研修」も日常的に使用しないので「20_教務部」格納。

33_学校行事」「34_体育祭」「35_文化祭」も、繁忙期だけフォルダ外に出して、時期が過ぎたら「30_指導部」に格納。

要するに・・・

よく使う時だけアクセスしやすいようにフォルダ外に出す

使わないなら、出しっぱなしにしないで格納!

現実の片付けと一緒です。

 

フォルダを3階層までにする

フォルダが増えすぎて、特定のファイルが見つからないということもよくあります。

原因はフォルダの階層を増やしすぎてしまうことです。

 

・・・とは言いつつも、「そんなの無理!」と思う方もいると思います。

あくまで、3階層を基本ルールにすることで業務の効率に繋がります。

以下がルール例です。

3階層のルール

1階層(よく使うフォルダ)

10_学級業務

2階層(大カテゴリーに属するフォルダ)

10_通知表所見
20_総合的な学習の時間
30_道徳関係
40_学級費帳簿
50_提出物関係

3階層(原則ファイルのみ!)

3階層にはフォルダを作らないことを徹底します。

ファイルだけが入っている状態がベストです。

 

以上のように、階層ごとに役割を明確にしておくことが大切です。

実際に運用していく中で「1階層目にあった方が便利だな」と思うものは追加も可能です。

 

フォルダーの階層を5、6階層にしてしまうとデータファイルに辿り着くまでも大変です。

なおかつ、そのデータ自体がどこにいったのか行方不明になることもあります。

ファイルを探すことに時間が取られるのは本当にストレスですよね。

 

ということで、基本ルールを3階層にして運用してみてください!

 

まとめ

教員の皆さんの仕事の効率を上げるには、間違いなく「身辺整理」が重要だと思っています。

それは机上整理だけでなく、データ整理も重要です。

僕が身辺整理をして実際に感じている恩恵は以下の通りです。

身辺整理の恩恵

「今、何をすべきか」という迷いがなくなった。

「何がどこにあるのか」という迷いがなくなった。

・気が散らずに、目の前の仕事に集中できるようになった。

結果として効率的になり、業務にかかる時間が削減され、むしろ今までよりも仕事の質は向上しました

ぜひ、データ整理をすることで、日々の業務を効率化させ、1分でも早くおうちに帰宅しましょう!!

  • この記事を書いた人

しゅんや

▶︎現役中学校教員9年目
学校の先生方が1分でも早く、
家に帰れるようにしたい!

▶︎目標:セミリタイア
▶︎妻と人生攻略中

▶︎大事にしていること
・世界観を広げる
・物事の本質を考える
・人生楽しんだもん勝ち

▶︎北海道出身の30歳

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