【教員向け】明日から使えるフォルダ整理術

こんな悩みを解決します。

ちなみにコクヨや大塚商会など企業調べでは、一般的なサラリーマンは1日のうちに20分から30分程度「探しものをしている」のだそうです。

これ、かなり時間のロスじゃないですか？

しかも、パソコンのデジタルデータを探す時間も含めると相当な時間になると思います。

フォルダの作り方をアップデートすることは仕事効率化への第一歩です。

一緒にデータを整理していきましょう！

フォルダの番号付けは「01」ではなく「10」

フォルダの番号付けは、多くの人がこのようにしていると思います。

これ、一見良さそうに見えますが、結構わかりにくいです。

実際、「体育祭」をすぐ開きたいときに探しにくくないですか？

フォルダを思いついたときにどんどん追加していくと、このようにわかりにくい構成になってしまいます。

フォルダ作りは、しっかりルール作りをしていく必要があります。

実際、上のフォルダをジャンルごとに色分けするとこんな感じです。

ジャンルがバラバラに配置されてしまっていることがわかります。

色分けするとわかるのですが、めちゃくちゃわかりにくいです。

上記の場合、ジャンルを大きく分けると
「学級業務」
「教務部」
「指導部」
「事務・雑務」
の4つに分けることができました。

これら４つを「大きなカテゴリー」としてフォルダを作成していきます。

ここでフォルダの整理においてのポイントを整理します。

このポイントを具体化すると、以下の通りになります。

「10_△△」「20_〇〇」というようにフォルダを作成すると、「後からフォルダを追加したい」と思ったときに、大きなカテゴリーの下に追加できます。

このように整理していれば、年度途中にフォルダを増やしたくなっても散らかることはありません。

使わないフォルダは出しっぱなしにしない

先ほどの例もジャンル分けはできていますが、実際にあの状態だと使いやすさは１００点とは言えません。

なぜなら、そもそもトップページにフォルダが多過ぎます。

つまり、「使わないフォルダを出しっぱなしにしない！」ということです。

例えば、体育祭のフォルダを一年中、外に出していても仕方ないですよね。

そのため、私は終わったものを大きなカテゴリーのフォルダにしまうことにしています。

では、少し整理してみましょう。

かなり、見やすい状態になってきました。

格納したフォルダは以下の通りです。

要するに・・・

よく使う時だけアクセスしやすいようにフォルダ外に出す！

使わないなら、出しっぱなしにしないで格納！

現実の片付けと一緒です。

フォルダを3階層までにする

フォルダが増えすぎて、特定のファイルが見つからないということもよくあります。

原因はフォルダの階層を増やしすぎてしまうことです。

・・・とは言いつつも、「そんなの無理！」と思う方もいると思います。

あくまで、3階層を基本ルールにすることで業務の効率に繋がります。

以下がルール例です。

以上のように、階層ごとに役割を明確にしておくことが大切です。

実際に運用していく中で「1階層目にあった方が便利だな」と思うものは追加も可能です。

フォルダーの階層を5、6階層にしてしまうとデータファイルに辿り着くまでも大変です。

なおかつ、そのデータ自体がどこにいったのか行方不明になることもあります。

ファイルを探すことに時間が取られるのは本当にストレスですよね。

ということで、基本ルールを3階層にして運用してみてください！

まとめ

教員の皆さんの仕事の効率を上げるには、間違いなく「身辺整理」が重要だと思っています。

それは机上整理だけでなく、データ整理も重要です。

私が身辺整理をして実際に感じている恩恵は以下の通りです。

結果として効率的になり、業務にかかる時間が削減され、むしろ今までよりも仕事の質は向上しました。

ぜひ、データ整理をすることで、日々の業務を効率化させ、1分でも早くおうちに帰宅しましょう！！